Zaman takibi ve iş organizasyonu konusunda size yardımcı olacak en iyi araçlar

Çalışanların işlerini yönetmeye gelince , projeleri ve görevleri organize etmenize ve herkesi aynı doğrultuda tutmanıza yardımcı olacak araçlar kullanmanız gerekir. Ancak bir çok işletme, tüm ihtiyaçlarını karşılayan bir araç bulmakta zorlanıyor.

Herhangi bir proje yönetim aracı için gerekli olan üç ana özellik vardır: zaman takibi, dosya paylaşımı ve iletişim. İşinize ve projelerinizin doğasına bağlı olarak, belge onayı, faturalandırılabilir saatleri izleme, görev ataması ve saat dilimi desteği gibi başka özelliklere de ihtiyacınız olabilir. Gelin bu araçları beraber inceleyerek ihtiyaçlarınız için en doğru araçları bulalım...

Zaman yönetimi araçları genellikle işverenler tarafından çalışanların çalışmalarını kontrol etmek için kullanılır. Çalışanların işte ne yaptığını, farklı projelere ne kadar zaman harcadıklarını ve bunları tamamlamak için hangi yöntemleri kullandıklarını öğrenmeye yardımcı olur. Ancak bu araçlardan yararlanabilecek olanlar yalnızca işverenler değildir. Yarı zamanlı ve tam zamanlı çalışanlar, bir görev üzerinde çalışırken bir zaman izleyici ve diğer organizasyon araçlarını kullanarak faturalandırma gibi işlemlerini önemli ölçüde kolaylaştırır.

Zaman takibi, kendi üretkenliğinizi tahmin etmenize yardımcı olmanın yanı sıra, etkinliğinizi analiz etmenize de olanak tanır. Zamandan tasarruf edebileceğiniz alanlar hakkında size fikir verir ve iş akışınız üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmanızı sağlar.

Zaman takibi herhangi bir işletme için çok önemlidir. Performans izlemeye olanak tanır. Faturalandırmaya yardımcı olur. Çalışanların zamanlarından sorumlu olmasını sağlar ve hatta hiç kimsenin hiçbir şeye çok fazla zaman harcamamasını sağlayarak genel giderleri azaltır.

Merak ediyor olabilirsiniz: Çalışanlarımın her bir görev için ne kadar zaman harcadıklarını neden bilmem gerekiyor? Bu bilginin gerekli olmasının birkaç nedeni var:

- Hangi görevleri iyi yaptıklarını ve hangi işlerde yardıma ihtiyaç duyabileceklerini görmenizi sağlar
- Şirketinizin üretkenlik seviyelerini takip etmenize yardımcı olur
- Gerektiğinden daha az (veya daha fazla) çalışarak kimsenin sizden veya şirketinizden yararlanmamasını sağlamaya yardımcı olur

Bir işveren olduğunuzda, çalışanlarınızın zamanını yönetmek zor olabilir. Ne kadar çalıştıklarını bilmek istiyorsunuz ancak bir mikro yönetici gibi hissetmek istemiyorsunuz. İyi bir çözüm zaman izleme yazılımıdır. İşte önerdiklerimiz:

ActivCollab

ActiveCollab, bir görev yöneticisi ve takvim içeren bir zaman izleme uygulamasıdır. Görsel olarak çalışmanıza, projelerinizi müşterilere veya şirket içi ekiplere bağlamanıza olanak tanır. İşletmenizin nasıl performans gösterdiğine dair genel bir görünüm sağlar. Ayrıca hizmetleri için müşterilere otomatik olarak fatura kesmelerine izin verdiği için serbest çalışanlar için mükemmel bir araçtır.

ActiveCollab, Google Apps ve Gmail ile entegre olur. Bu, bir müşteriye e-posta göndermek istediğinizde programlar arasında geçiş yapma konusunda endişelenmenize gerek olmadığı anlamına gelir. Ayrıca Google Chrome tarayıcı uzantısını kullanarak tüm projelerinize her yerden erişebileceksiniz. Dizüstü bilgisayarınızdan veya ev ofisinizden çalışmayı tercih ediyor, ancak yine de ofiste olup bitenlerden haberdar olmak istiyorsanız, bu inanılmaz derecede kullanışlıdır.

ProofHub

ProofHub, kuruluşların ve kuruluşların projelerini, iş akışlarını ve ekip işbirliğini yönetmelerine yardımcı olan çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımıdır. Projeler, görevler ve dosyalar oluşturmak ve yönetmek için sezgisel bir platform sağlar. Yazılım, üretkenliği artırmanıza yardımcı olmak için tartışma panoları, görüntülü aramalar, anketler, Gantt çizelgeleri, dosya paylaşımı, raporlama vb. gibi gelişmiş özellikler sunar. Araç, iş gereksinimlerinize göre özelleştirebileceğiniz otomatik zamanlama özellikleriyle birlikte gelir.

Toggl

Toggl, harika bir zaman takibi çözümü sunarak, zamanı ve kullanıcı etkinliğini izleyerek işinizi organize etmeyi ve analiz etmeyi kolaylaştırır. Yazılım, üretkenliğinizi izleyerek büyük projeleri kolayca yönetilebilecek küçük görevlere ayırmanıza yardımcı olur.

Bu yazılımın özelliklerinden bazıları şunlardır:

- Zaman çizelgesi organizasyonu
- Grafikler ve çizelgelerle raporlar oluşturun
- Kontrol panelinizi ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin

Toggl, beş üyeye kadar ücretsiz bir plan olarak mevcuttur. Bu hizmet, işverenler için organize ve üretken bir işyeri yaratmanın etkili bir yoludur.

Trello

Trello, tüm projelerinizi ve görevlerinizi tek bir yerden takip etmenizi sağlayan çevrimiçi bir görev yönetim sistemidir. Öncelikle birden fazla ekiple çalışıyorsanız veya aynı anda çok şey oluyorsa, iş akışınızı düzenlemenin harika bir yoludur.

Ayrıca oldukça az bakım gerektirir; her proje için panolar oluşturur ve ardından her görev veya proje adımı için kartlar eklersiniz. Son tarihler atayabilir ve hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz, böylece birisi kendi tarihini kaçırırsa, onu bu konuda uyaran bir e-posta alır ki bu çok yardımcı olabilir.

Timely

Timely, izleme süresini kolaylaştıran basit, anlaşılır ve kullanımı kolay bir arayüzde birden fazla müşteri için zamanınızı ve projelerinizi izlemenize olanak tanır. iOS, Android, Mac ve Windows için kullanılabilir, böylece nerede olursanız olun zamanınızı takip edebilirsiniz.

Uygulamayı indirmek ve kullanmak ücretsizdir ve hizmetler, emlak, grafik tasarım, danışmanlık ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli işletmeler için mükemmeldir.

Asana

Asana, iş akışınızı gerçek zamanlı olarak yönetmek için harika bir araçtır. Projeler oluşturmanıza ve ardından iş yükünüzü önceliklendirmeyi kolaylaştıran sürükle ve bırak işlevini kullanarak bu projelerde görevler atamanıza olanak tanır. Ayrıca, projenin kendisine ortak çalışan olarak ekleyerek, görevler veya projeler üzerinde başkalarıyla işbirliği yapabilirsiniz.

Clarizen

Zaman izleme yazılımı söz konusu olduğunda, Clarizen kapsanan tüm temellere sahiptir. Bu kapsamlı uygulama, size birden fazla müşteriyi, iş atamalarını ve projeleri yönetme platformu sunar. Bunların tümünü izleme süresini çok kolay hale getiren çeşitli araçların yardımıyla gerçekleştirir.

Clarizen, diğer şeylerin yanı sıra ilerleme raporlarını, etkinlikleri ve görevleri görüntülemek için ekip üyelerinin proje yönetimi için özelleştirilmiş panolar oluşturmasını sağlayan web tabanlı bir araçtır. Ayrıca, kullanıcıların raporlar oluşturmasına ve etkinlikleri izlemesine olanak tanıyan mükemmel bir raporlama özelliğine sahiptir. Sistem son derece özelleştirilebilir ve kullanıcıların hareket halindeyken bilgilerine erişebilmeleri için mobil cihazları destekler.

Scoro

Scoro, serbest çalışanların ve küçük işletmelerin zamanı takip etmesine, projeleri yönetmesine ve iş arkadaşlarıyla işbirliği yapmasına olanak tanıyan web tabanlı bir araçtır. Çalışanlar ve yöneticiler için kolaylaştıran basit bir arayüze sahiptir.

Scoro'nun en iyi özelliği, projeler içinde görevler ve alt görevler oluşturma yeteneğidir, bu da daha organize bir izleme süresi yolu sağlar. Bir başka yararlı özellik de, çalışanların farklı görevlerde veya projelerde harcadıkları zamana dayalı olarak zaman raporları oluşturma yeteneğidir.

Bu raporlar, işverenlerin her bir ekip üyesinin çeşitli görevlere ne kadar zaman harcadığını veya hangi görevlerin en fazla kaynağı kullandığını görmeleri için harikadır.

Harvest

Basit bir şey istiyorsanız ancak gerekli tüm özelliklere sahipseniz bu araç mükemmeldir. Bunlar, müşteriler için faturalandırmayı veya daha sonra unutulmaması için tamamlanması gereken görevler için hatırlatıcı ayarlamayı içerebilir. Harvest, Slack ve Trello gibi diğer uygulamalarla entegre olur, böylece kullanıcıların bağlantıda kalmaları ve etraflarındaki diğer her şeyi takip etmeye devam etmelerini kolaylaştırır!

- Düzenli olarak etkileşimde bulunduğunuz kişilerin de kullanabileceği bir araç arayın; bu şekilde herkes birbirinin saatlerini görebilir ve işleri tutarlı tutabilir.

- Aracın kullanımının kolay olduğundan ve iş alanınızda size yardımcı olacak özelliklere sahip olduğundan (faturalama, gider raporlama ve proje yönetimi özellikleri gibi) emin olun.

- Aracın masaüstü ve mobil cihazlarda kullanılabilir olduğundan emin olun, böylece istediğiniz herhangi bir cihazda her zaman her şeyin üstünde kalabilirsiniz.

Zaman yönetimi herkese uygun olmayabilir. Bazı insanlar için nefes almak kadar kolaydır, ancak diğerleri için bir zorluk olabilir. Zamanını yönetmekte sorun yaşayan biriyseniz, nasıl başlayacağınıza dair bazı ipuçları:

1) Bir proje üzerinde çalışırken kendinize bir zamanlayıcı ayarlayın. Bu, her seferinde bir şeye odaklanmanızı sağlayacak ve etrafınızda olup biten diğer şeyler tarafından dikkatinizin dağılmasını önleyecektir.

2) Tüm araçlarınızın düzenli olduğundan emin olun, böylece önemli bir şey üzerinde çalışırken ihtiyacınız olanı aramak için fazladan zaman harcamazsınız.

3) Çok fazla görev yapmayın! Her seferinde bir göreve odaklanın ve tamamlandığında diğerine geçin.

Günümüzde birçok büyük şirket, her zaman için tek boyutlu izleme yazılımı kullanıyor. Ancak belirli bir şirketin ihtiyaçlarını yansıtırken özel zaman yönetimi özellikleri talep eden meslekler her zaman olacaktır. Zaman takibinin hangi bölümünün hayati önem taşıdığını anlamak ve bu işlevi ücretsiz veya makul fiyatlı herhangi bir aracın sağlayıp sağlamadığını kontrol etmek en iyisidir.